Mettre en place le Home Office : retour d’expérience et conseils
Toutes les entreprises de France sont impactées par la crise sanitaire du Coronavirus qui sévit actuellement.
Pour la sécurité de nos collaborateurs et dans le respect des mesures visant à limiter la propagation du virus, l’ensemble des effectifs de MV Group est en home office depuis ce lundi 16 mars 2020.
Afin que la transition soit fluide pour nos clients et qu’il soit plus simple pour les collaborateurs de s’y retrouver, nous avons en amont travaillé sur deux sujets parallèles : les outils et les méthodes de travail.
Des outils bien paramétrés : la base du travail à domicile
La chance que nous avons, c’est bien d’avoir un cœur d’activité, la stratégie digitale, que l’on peut travailler dès lors que l’on a une bonne connexion web et un équipement informatique !
Mais, pour s’assurer que tous les collaborateurs soient équipés correctement chez eux et puissent travailler dans de bonnes conditions, nous avons pris la décision de prêter le matériel de l’entreprise. Cette décision concernait d’abord ceux qui ne possédaient pas le matériel adéquat, mais nous avons en définitive décidé de recommander à chaque collaborateur de prendre le matériel nécessaire pour travailler en toute sérénité chez lui. Cela inclut bien sûr l’ordinateur (portable, station d’accueil, unité centrale…), mais aussi les accessoires : écran(s), clavier, souris, et même chaise de bureau.
Le deuxième point à vérifier est que tous les collaborateurs puissent se connecter à notre réseau privé pour accéder à tous nos outils internes. Pour cela, nous utilisons un VPN, un protocole d’interconnexion privé.
L’enjeu était ici particulièrement fort : en un temps record, notre Direction des Systèmes Informatiques (DSI) s’est assurée que chaque salarié puisse avoir accès au VPN, pour une interconnexion facilitée.
MV Group dispose d’un système de téléphonie sur IP, ce qui permet à tout collaborateur d’accéder au réseau téléphonique depuis un ordinateur ou une application pour smartphone. C’est une solution très souple, qui a l’avantage de nous faire conserver nos habitudes, puisque chaque collaborateur est joignable sur son numéro. Mais surtout, c’est totalement transparent pour les clients, qui peuvent continuer à appeler leur interlocuteur habituel sur son téléphone professionnel.
Managers et collaborateurs, des lignes directrices différenciées
En parallèle des outils, nous avons travaillé sur des méthodes de travail spécifiques donnant des lignes directrices aux collaborateurs, afin de s’assurer que chacun ait les fondamentaux sur le fonctionnement à distance. Pour cette méthode, on s’est surtout appuyés sur notre bon sens !
Managers : communiquer, communiquer et… communiquer !
La première étape a été de rédiger un guide à destination des managers, afin de les sensibiliser aux caractéristiques du travail à distance, et à la nécessité absolue de maintenir un lien de proximité malgré la distance physique.
Chez MV Group, nous favorisons le management de proximité, c’est-à-dire que chaque responsable supervise une équipe de 3 à 8 collaborateurs, aussi bien dans les pôles d’expertises que dans les services support. Dans ce contexte, nous avons proposé le fonctionnement suivant, que chaque équipe peut adapter à ses besoins :
- Le premier jour de home office : chaque responsable devait se rendre disponible pour aider les collaborateurs à vérifier leurs installations et faire des tests pour s’assurer du bon fonctionnement de nos outils indispensables (VPN, téléphonie, outils internes, etc.).
- Chaque matin : le ou la responsable fait un point de quelques minutes en visioconférence avec chaque collaborateur. Objectif : se saluer, maintenir le contact, mais aussi vérifier que tout va bien et balayer la to do list du jour, voire anticiper les zones de difficulté éventuelles que le collaborateur pourrait avoir sur sa journée.
- Chaque soir : les équipes sont invitées à réaliser une visioconférence entre elles (soit entre 4 et 9 personnes). Il s’agit de faire une rétrospective de la journée, chaque personne doit pouvoir exprimer les problématiques rencontrées, ses succès, etc. L’idée est aussi de remplacer les conversations informelles que l’on se dit naturellement autour d’un bureau et qui font partie intégrante de la vie au travail.
- Chaque lundi : les équipes feront des réunions destinées à passer en revue le planning et les priorités de la semaine, les points de vigilance, à répondre aux questions, etc.
- Les ateliers et formations internes sont maintenus.
Le but, vous le voyez, est de conserver la synergie des équipes, qui fait l’ADN de MV Group, mais aussi la proximité avec les collaborateurs.
Nous plaçons un point de vigilance particulier sur la communication : en home office, l’adage “pas de nouvelles, bonnes nouvelles” ne s’applique pas ! C’est au manager de prendre les devants lorsqu’ils n’ont pas de nouvelles d’un collaborateur, et d’être à l’écoute des difficultés que chacun peut rencontrer, aussi bien sur un sujet professionnel que, plus globalement, sur le fait de devoir travailler chez soi.
Plus que jamais, les managers doivent communiquer avec leurs équipes. D’ailleurs, nous recommandons à chacun d’activer les webcams lors des échanges, afin de bien capter le langage non verbal de son interlocuteur !
Collaborateurs : des astuces pour s’organiser et appréhender le home office
Nous avons aussi réalisé un guide de home office à destination de l’ensemble des équipes. On y explique notamment les pré-requis du travail à distance : l’importance de vérifier que tous les outils fonctionnent bien, des liens vers des tutoriels pour l’installation ou l’utilisation de certains outils (Gmail, Google Meet, Hangouts, VPN, etc.).
On y rappelle aussi l’importance du lien relationnel, et quelques règles importantes d’organisation pour être efficace tout en étant chez soi, par exemple :
- S’imposer la rigueur de commencer et terminer à l’heure habituelle
- Porter une tenue correcte
- Des règles de concentration : éliminer les distractions en éteignant les notifications sur son téléphone, utiliser la technique Pomodoro (effectuer une tâche pendant 25 mn, s’accorder 5 mn de pause, avec une pause de 15 mn tous les trois ou quatre cycles).
Le but ? Permettre à chaque collaborateur de retrouver un rythme de travail, de structurer son organisation et d’être efficace même en étant chez soi.
Nos conseils pour un home office réussi
Le home office concerne de nombreux employeurs et salariés. Pour les entreprises qui lancent le travail à distance, je conseille d’abord de bien guider les responsables et les collaborateurs. Même si vous évoluez dans un secteur où l’on peut travailler de chez soi, c’est un bouleversement pour tous les salariés : vous devez les préparer et leur donner des conseils et astuces !
Je conseille aussi aux entreprises de faire confiance à leurs équipes. Par exemple, au moment d’envisager le travail à domicile chez MV Group, nous avons eu une problématique de VPN. Tous les collaborateurs ne disposent pas d’un ordinateur portable professionnel, mais nous ne pouvons pas installer de VPN sur des ordinateurs personnels, pour des raisons évidentes de sécurité.
C’est en parlant de cette contrainte avec les équipes qu’elles ont tout simplement évoqué l’idée d’emprunter le matériel de l’entreprise (postes fixes) : et effectivement, s’agissant de petites unités centrales, il est très simple de les déplacer et de les installer chez soi ! Ce n’est qu’un exemple, mais on voit bien qu’en faisant confiance, l’équipe apporte un autre point de vue et peut trouver des solutions pragmatiques pour résoudre des problématiques.
Mon conseil principal ? Être bien équipé et disposer d’outils permettant aux équipes de rester en contact et de se coordonner, comme des messageries instantanées. L’équipement matériel est aussi important : par exemple, certains collaborateurs se trouvent sans webcam. Dans l’urgence, nous avons fait au mieux en permettant d’emprunter celles des salles de réunion, mais nous tirons de tout ceci des enseignements qui nous serviront dans nos choix d’équipement futur pour les collaborateurs.
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