Luttons contre la réunionite aigüe !

Nous sommes en 2022 et la façon de travailler de beaucoup d’entreprises, des managers et des salariés n’a pas changé. On continue à travailler de la même manière, comme nous l’avons vécu il y a quelques années et chacun reproduit ce qu’il a vécu. Nous sommes en plein paradoxe (bon c’est vrai que l’on n’est pas à un paradoxe près) tout le monde se plaint de la “réunionite” mais au final dans son quotidien, chacun en rajoute sans jamais évoquer son intérêt, sa performance.

Mais d’où vient ce phénomène ? 

Je ne sais pas et je n’arrive pas à trouver vraiment d’explications. Il y a d’abord un intérêt à en faire mais dans des cas concrets. 

Elles permettent de s’aligner, de se synchroniser à plusieurs pour organiser l’action individuelle au service d’un projet collectif. Sur le papier, comme cela, c’est séduisant et motivant…

Mais dans la réalité, pourquoi ce n’est pas ce que vivent la majorité des salariés ? Principalement parce que ce n’est pas ce qu’ils vivent dans leur quotidien.

C’est même aujourd’hui l’une des principales raisons de départ d’une entreprise car ils perdent le sens de leur travail.

⏰ Pas le temps de lire cet article ? Regardez directement la vidéo d’Olivier ! 

D’une part, je trouve très dangereux les prises de décisions aussi fortes quand on n’est pas bien. C’est rarement dans ces situations que l’on prend les bonnes décisions. Nous sommes trop sur l’émotion (négative) et finalement nous manquons souvent de discernement. 

Si j’analyse ce que j’ai vécu dans mon précédent job lorsque je travaillais dans un grand groupe, je pense que c’est assez révélateur.

• 37 réunions par semaine, mais à côté de ça on doit continuer à produire, donc on fait ça le soir, la nuit, le week-end.
• Sur ce nombre là, quelques réunions qui avancent, mais trop peu et trop lentement
• Des réunions qui stagnent et là on se demande à quoi elles servent
• Et le graal : des réunions qui reculent, vous savez, la réunion où en commençant, la personne qui la mène, reformule la précédente, soit pas totalement comme elle avait été conclue (des fois de façon accidentelle, mais parfois aussi de façon volontaire pour faire valider des décisions qui ne l’étaient pas). Je le sais, c’est vicieux. Certains sont spécialistes pour pousser leurs pions. Quand vous êtes très nombreux autour de la table (un très grande table 😊), si personne ne se lève pour contester c’est validé par sous-entendu, et sinon, c’est parti pour 1 heure de débat pour finalement remettre en cause ce qui était acté sur la dernière. Et là vous êtes dans la réunion qui recule…

Quand vous avez vécu cela pendant des années, vous n’êtes pas heureux de voir que vous perdez votre temps et encore plus quand les actions définies ne sont pas suivies d’actes concrets.

J’ai quitté cette entreprise il y a maintenant 11 ans. Mais lors de mes échanges avec pas mal de salariés, je m’aperçois que ces fonctionnements sont toujours présents dans un très grand nombre d’entreprises, et en particulier dans les grands groupes.

Quand l’on regarde les chiffres, ils font froid dans le dos :

• 32 % des interrogés avouent avoir déjà dormi (bon c’est vrai que des fois il y a de quoi 😊)
• 75 % concèdent faire autre chose en réunion (gérer leurs mails, regarder leur portable, etc.). D’un côté, je me dis que quand la réunion est inutile, au moins ils optimisent leur temps !
• En France, à priori un salarié lambda, passera 16 ans de son temps en réunion, soit 27 000 heures ! Nous constatons donc un sacré levier d’optimisation dans les entreprises surtout s’il n’y a pour la majorité, ni plaisir, ni efficacité !

On a en fait 2 sujets distincts :

• L’intérêt de faire une réunion
• L’efficacité des réunions

L’intérêt des réunions 

Pour un oui ou pour un non, certains ont la gâchette facile : “on fait une réunion” ! 

Je vois 6 raisons principales :

1. Il y a un vrai besoin pour piloter un projet et le faire avancer;
2. Ceux qui sont mal organisés, qui ne vont pas faire le nécessaire pour le bon démarrage d’un projet, et pour lesquels on va devoir faire des réunions pour éteindre les feux;
3. Ceux qui ont un besoin de reconnaissance, c’est la classe de faire des réunions !
4. Ceux qui ont peur et ont besoin de se rassurer (leur peur va faire perdre du temps à tout le monde);
5. Ceux qui vont se cacher derrière les réunions (je dois organiser, je dois y être, etc.) et pendant ce temps, ils ne vont pas délivrer ce qu’ils ont à faire;
6. Parce qu’on a toujours fait ça comme ça, on est dans l’habitude, dans la routine, on reproduit.

Sauf qu’aujourd’hui, les entreprises veulent tout optimiser :  il faut aller plus vite, faire mieux, faire plus alors que ce sujet n’est jamais posé !

Combien d’entreprises ont déjà calculé le coût d’une réunion ou des réunions ? Quand vous prenez le temps de le faire et que vous regardez le résultat obtenu, il y a mécaniquement beaucoup de réunions qui seraient supprimées naturellement. Sans compter la démotivation, le désengagement, voire même les départs liés à cela. 

Les “Cost Killers” cherchent des leviers d’économies. Mais le problème pour eux, c’est qu’il n’y a pas une ligne dans le bilan qui donne le coût des réunions. Nous sommes dans la gestion du temps, dans la méthode de travail, dans la performance individuelle et au final, dans le bien-être au travail.

Et on ne parle pas du temps dédié à planifier les réunions. Combien d’entreprises passent encore par une assistante pour synchroniser les agendas et trouver une date commune ? Avec le développement du Home Office et les règles (ou l’absence de règles), cela devient un sport olympique de trouver un créneau.

Ce mode d’emploi de faire des réunions, ne s’adapte pas assez vite par rapport aux nouvelles façons de travailler qui sont impulsées par de nouveaux outils. Toutes les solutions collaboratives (Klaxoon, Trello, Asana, Drive, etc.) permettent de travailler de façon asynchrone et chacun selon son emploi du temps, son rythme, ses contraintes.

Chez MV Group, j’invite toujours les salariés à se poser la question « Y a-t-il un autre moyen d’avancer que par la mise en place d’une réunion ? ». Rien que de se poser la question, cela limite largement leur nombre ! 

Un exemple personnel que je donne aux salariés, pour la réalisation du Digital Park (construction et aménagement intérieur), nous avons seulement fait 4 réunions avec l’ensemble des membres du CODIR en 2 ans de travaux. Chacun avait son lead et nous nous sommes réunis pour nous aligner et valider les points d’étapes importants qui nécessitaient des échanges.

L’efficacité des réunions 

Une fois que l’on a validé l’intérêt de faire une réunion, il faut travailler son efficacité. 

Beaucoup trop de réunions sont inutiles ou inefficaces. Elles sont trop longues, on décroche, cela part dans tous les sens et on perd l’objectif de la réunion.  Aucune décision n’est prise et on se rassure en se disant que l’on tranchera à la prochaine. 

D’autres vont demander à ce qu’un compte rendu soit rédigé, ce qui va bien occuper une personne. La pauvre puisqu’elle découvrira qu’au final peu de personnes l’ont lu. On pourrait continuer longtemps, chacun a son expérience sur le sujet…

On peut rendre les réunions plus efficaces avec quelques points essentiels :

• Anticiper la date;
• En physique, en visio, ou en mixte ?;
• Si l’on a un support, il faut le transmettre avant pour que chacun puisse prendre le temps dont il a besoin pour décanter ou préparer le sujet;
• Caler une durée courte (1h max) mais on peut aussi faire beaucoup moins.
• Limiter leur nombre et n’inviter que les personnes réellement concernées (on n’invite pas pour faire plaisir ou “au cas où”)
• La salle doit être prête;
• Démarrer à l’heure;
• Donner un objectif clair pour la réunion « On sera content si on valide ces points … »
• Ne pas être sur son portable ou à gérer ses mails ou surfer sur le web ☹;
• Faire participer tout le monde et écouter chacun;
• Trancher pour prendre une décision;
• Définir les actions et qui prend le lead, mettre des dates ?;
• Chez nous, pas de compte rendu, on s’appuie sur Asana pour remplir en direct les tâches, les affecter et les planifier
• S’assurer que les actions définies soient mise en œuvre (c’est quand même juste le but ultime)

Quand on voit le temps et l’énergie qui y sont consacrés et la démotivation que cela génère à tout le monde, je ne comprends pas que ce sujet soit si peu évoqué dans la gestion du temps des entreprises.

On peut même se demander : pourquoi les bonnes pratiques ne sont t-elles pas enseignées dans les écoles ou les parcours professionnels ? Après pour changer les habitudes dans une entreprise, ça ne peut se faire que de façon collective en donnant une impulsion globale à tous les étages de l’entreprise, avec le CODIR en valeur d’exemple, c’est tellement plus facile ensuite pour tout le monde !

En résumé, oui aux réunions utiles efficaces et au suivi des actions, non à la réunionite aiguë !

Article écrit par

Olivier Méril

La stratégie digitale est un univers passionnant à explorer et encore plus à partager. Avec mes collaborateurs, nous avons à coeur de vous communiquer notre expérience et notre savoir-faire.