Pour s’organiser en interne, chacun a sa méthode. Que ce soit un post-it sur le coin de l’ordinateur, un bloc-note, un pense-bête en ligne type Evernote ou encore un outil de gestion de projet type Trello, chacun son truc, tant que ça marche. Mais comment s’assurer que les projets avancent bien quand un sujet regroupe de nombreux interlocuteurs ?

En 2019, MV Group a fait le choix de l’outil Asana pour l’ensemble de ses filiales. Les objectifs : fluidifier les échanges, limiter les canaux de communication et la charge cognitive, dans le but d’améliorer les performances en interne et pour nos clients. 

Asana, qu’est ce que c’est ?

Asana, c’est un outil de gestion de projet qui permet de faciliter l’organisation en interne, mais aussi avec les clients. Sur le même principe que Trello, il s’agit de créer des cartes correspondant à des tâches, auxquelles on assigne un responsable et des collaborateurs, ainsi qu’une échéance. 

💡 Chez MV Group, tous les projets correspondent à la même architecture et aux mêmes nomenclatures. Cela permet de s’y retrouver facilement et de gagner en efficacité, même en passant d’un projet à un autre. 

Le fonctionnement de l’outil :

Un responsable de projet est défini à chaque nouveau lancement. Charge à lui de créer les tâches et les sous-tâches, ainsi que de s’assurer de leur bon déroulement. 

Chaque collaborateur a également la possibilité de se créer ses propres tâches afin de ne rien oublier. 

Sur chaque projet, il est possible de choisir son mode d’affichage (liste, tableau et calendrier étant les plus couramment utilisés). Cet outil est utilisé en interne sur les différents projets. 

Et en pratique, ça donne quoi ? 

Dans un premier temps, comme tout nouvel outil dans une entreprise, il y a une phase d’adaptation. Ce sont de nouvelles habitudes à prendre, de nouveaux automatismes. Il faut prendre le réflexe d’ouvrir sa boîte de réception Asana tous les matins, regarder les tâches attribuées et y répondre. 

Une fois l’habitude prise, on peut rapidement en voir les effets bénéfiques : la quantité d’emails reçus a diminué (même si elle existe toujours), le suivi de chaque projet a gagné en fluidité et la charge cognitive est réduite. 

Les avantages d’Asana

• Une vision globale des projets : actions à réaliser, en cours, terminées
• Un historique facile d’accès pour tout nouvel intervenant. 
• Un moyen d’échange simple pour tous les membres d’un projet
• Un système de centralisation des informations et des documents
• Possibilité de synchroniser les tâches à réaliser avec son agenda Gmail, Apple ou Outlook par exemple, utile pour ne rien oublier.

Autant de bénéfices que nos clients touchent très rapidement du doigt, ainsi que des avantages en interne ! 

Dans le cadre d’un changement d’interlocuteur chez l’un de nos clients par exemple, le nouvel arrivant a pu avoir une vision globale rapidement de l’avancée du projet. Il a également pu retrouver facilement les livrables, ainsi que les échanges ayant amené à la création de ces livrables pour bien comprendre le contexte. 

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Les inconvénients d’Asana

• Changement d’habitude par rapport à l’email très ancré. 
• Charge cognitive similaire à la boîte mail qui déborde si pas de suivi régulier
• Gestion des emails ainsi que d’Asana le temps que tous les collaborateurs utilisent bien l’outil.

Trucs et astuces d’Asana

Personnellement, il y a deux éléments que j’utilise principalement sur Asana : les favoris et la boîte de réception.

• Favoris : En ajoutant tous les projets sur lesquels je travaille dans mes favoris, j’arrive en un clic sur le projet que je cherche. A noter que le “Portefeuille” peut également être utile dans ce sens pour regrouper ses projets mais aussi les partager. Chez MV Group, nous travaillons beaucoup en binôme, partager son portefeuille avec son binôme est donc un gain de temps pour tous. 
• Boîte de réception : c’est ma nouvelle boîte mail, en version plus rapide et plus efficace. Je suis notifiée des sujets que je suis, mais également des éléments qui attendent une action ou une réponse de ma part. Je laisse donc dans ma boîte de réception les actions à réaliser avant de les archiver. 

Vous venez de découvrir l’un de nos secrets de fabrication, n’hésitez pas à nous contacter pour nous confier la gestion de vos projets digitaux. 

Article écrit par

Marion