Je suis allergique… aux réunions

Cette allergie est apparue au fil des années. Au départ comme tout le monde, quelle fierté on éprouve quand son boss nous invite à participer à une réunion. C’est la classe, on est content, on va pouvoir briller et se faire remarquer. Ça c’est au début , et c’est bon car ça nourrit notre reconnaissance.

Et puis comme pour tout, au fur et à mesure, on s’habitue et on découvre que finalement tout ne se passe comme on voudrait et à force d’en consommer, on en fait une indigestion 🙂

Overdose de réunions

Moi, cette allergie est apparue dans mes fonctions précédentes, la joie des grands groupes, et les souffrances qui vont avec. 37 réunions par semaine, c’était devenu mon métier, du lundi matin 8h au vendredi 17h. « Tu fais quoi dans la vie ? », « euh, des réunions ><« . L’avantage, c’est que ça forme et que l’on en tire des enseignements pour le futur.

À cette occasion, j’ai découvert des réunions, normales, sympas, qui avancent, des moins sympas, très politiques, qui n’avancent pas et même les réunions qui reculent ! Comment c’est possible ? Et bien tout simplement quand les conclusions de la réunion précédente ne convenaient pas, l’organisateur avait l’art de reformuler en début de réunion des conclusions différentes et comme personne ne se levait pour contester c’était acquis. Tout un art qui se rapproche de l’homme politique.

Cette course à la réunion a eu le même effet sur moi que pour beaucoup de personne, elle m’a fait perdre le SENS et le plaisir dans mon travail, car pendant ce temps de réunion, on a juste son travail a faire en dehors de ces réunions.

Travaillons les causes du mal-être au travail

On parle de plus en plus du bien-être au travail et souvent en mettant en avant des « gadgets » comme le baby-foot, les fruits au bureau, le sport etc. Mais pour développer le bien-être , il serait plus malin et surtout plus efficace de se préoccuper des causes qui génèrent du mal-être pour les salariés. Et le sujet des réunions en est une des causes quand l’entreprise les gère mal. Pas la seule bien sûr, mais c’est un des éléments.

Quand une réunion est :

• En retard
• Mal vécue
• Ou l’on se s’écoute pas
• Trop longue
• Trop nombreuse
• Mal préparée
• Que l’on ne sait pas quelle décision on attend
• Que l’on ne prend pas de décisions à la sortie
• Ou que les actions validées ne sont pas suivies des faits.

Voilà autant de raisons qui vont contribuer à gérer de la démotivation et plus ou moins de mal-être à chacun en freinant le bon fonctionnement de l’entreprise.

La difficulté est double pour l’entreprise, quand les gens sont conviés, ils les vivent mal et quand ils ne sont pas conviés, ils sont frustrés car ils ne sont pas invités à y participer. Dans la tête de chacun, il n’y a que les gens importants qui font des réunions. Donc mécaniquement le système s’auto-alimente, chacun croit bon d’en organiser, et donc on en fait de plus en plus, et on le vit de plus en plus mal.

On peut faire autrement

Déjà, on peut limiter le nombre de personnes sollicitées en se posant juste la question s’ils ont un réel intérêt à y participer et la valeur de contribution qu’ils vont pouvoir apporter.

Il existe une formule que j’aime bien , que j’ai découvert dans le livre La 25ème heure pour optimiser son temps de travail et être plus efficace, c’est le 0, 1, 2, 3 :

• 0 retard au démarrage
• 1 seul écran (on fait fermer les téléphones et les ordis)
• 2 pizzas (pour définir le nombre maximum de personne)
• 3 pour 30 minutes de durée maximum de réunion. Le Danemark ou les pays anglo-saxons sont très à cheval sur le principe. En France on a plus de mal, on est latins, on a besoin de parler ????

Mais aujourd’hui, il existe beaucoup de solutions déjà pour éviter d’en faire. Un bon fichier partagé sur Drive par exemple, permet a chacun de le remplir selon son emploi du temps et de prendre le temps nécessaire pour l’enrichir. On n’est pas tous pareil, et pour certains, ce n’est pas facile (voire impossible) d’avoir 15 idées à l’heure.

On peut aussi se rendre les réunions plus agréables et plus interactives avec des solutions comme Klaxoon, ce qui permet de développer le format participatif et l’intelligence collective.

Réunion vs point individuel

Moi personnellement, je favorise plutôt depuis des années le point individuel. On est plus focus sur les sujets concernant son interlocuteur, les réponses sont rapide, adaptées, le rythme aussi peut être ajusté, s’il aime aller vite, on va vite, si on a besoin de se poser, on prend plus le temps.

À ce fonctionnement, il y a une contrainte forte, le temps et l’énergie que ça impose (on radote aussi un peu) mais je vois surtout les atouts :

• La parfaite compréhension des choses entre nous 2
• Les points sont suivis des actions et donc ensuite de résultats (ce qui procure de la satisfaction personnelle).

Car trop souvent en réunion collective, chacun dit « oui oui » et finalement les actions sont assez peu suivies des faits. On nous explique c’est parce qu’il n’y a pas eu de compte-rendu, et quand il y a un compte-rendu… on n’a pas eu le temps de le lire.

Moi personnellement, je m’interdis tout compte-rendu, une personne prend note pendant la réunion des décisions et actions, et en sortant de la réunion chacun peut se concentrer sur sa mission.

Des gains de productivité pour les entreprises, du plaisir pour les salariés

Les entreprises, cherchent en permanence de nouvelles sources d’économies, mais jamais le sujet des « coûts de réunion » n’est évoqué et pourtant, c’est à mon sens une source importante :

• En économie directe : j’ai eu l’occasion dans mes dernières fonctions de calculer le coût de la réunion avec 25 personnes pour arriver à une non décision. Avec tous les Kilo Euros de salaire autour de la table, ça fait peur ????
• En réalisant les actions, on développe l’entreprise
• En transformant une cause principale de démotivation en source de motivation des salariés.

Les réunions sont nécessaires bien évidement pour s’organiser, se synchroniser et faire avancer l’entreprise, mais nous avons tous un potentiel important de progrès sur ce sujet qui coûte cher, mais qui peut rapporter gros quand il est bien travaillé.

Si de votre côté vous avez des expériences, des astuces à partager, je suis preneur, c’est un de nos sujets du moment chez MV Group (on ne fait pas beaucoup de réunions, mais on veut s’améliorer encore).

Merci à tous pour vos commentaires, témoignages, enrichissements, c’est le débat qui est enrichissant et c’est ça qui m’intéresse.

Article écrit par

Olivier Méril

La stratégie digitale est un univers passionnant à explorer et encore plus à partager. Avec mes collaborateurs, nous avons à coeur de vous communiquer notre expérience et notre savoir-faire.