Question de dirigeants : faut-il internaliser ou déléguer les prestations ?

Régulièrement, lors de mes échanges avec les dirigeants d’entreprise, je les entends se poser une même question : “Faut-il recruter des experts pour internaliser la compétence ou déléguer la réalisation des prestations à des spécialistes ? ”

Selon moi, il n’y a pas une seule réponse, mais des contextes souvent différents dans chaque entreprise.

Recruter, c’est trouver le bon profil

La 1ère volonté est bien souvent de recruter. La tendance en France est de faire la course pour avoir la plus grande équipe, pour avoir « son équipe ». La décision de recruter est donc souvent basée sur cette notion irrationnelle sans prendre en compte les éléments factuels de performances, d’économie ou de danger éventuels.

En ayant son équipe, on se dit que les choses vont aller plus vite. On a des experts à disposition, ils vont mieux connaître l’entreprise, son fonctionnement, son objectif. Sur le sujet du digital, on se dit que cette personne va pouvoir « diffuser » et faire grandir le reste de l’équipe. Oui, c’est possible. Mais dans les faits, ce n’est généralement pas comme cela que ça se passe, car les difficultés sont nombreuses.

La 1ère difficulté, c’est le recrutement. Comment définir le profil adapté à un besoin que l’entreprise ne connaît pas, comme par exemple sur le digital. Il existe plus de 30 métiers différents ! Quel spécialiste choisir ? Comment identifier le profil, son expertise, faire la différence entre les candidats ?

Une fois la personne recrutée, comment définir ses missions ? Bien souvent, J’ai eu l’occasion de voir que c’est le collaborateur lui-même qui définit son poste et ses priorités. Donc mieux vaut avoir recruté un bon 😉 !

Recruter, c’est manager

Puis viennent d’autres questions : Comment va-t-il être managé ? par qui ? qui va pouvoir s’assurer que ce qui est fait est bon, conforme, performant ? Souvent, c’est le salarié lui-même qui va expliquer que c’est le top du top.

Vient ensuite la question économique. Personnellement, une de mes clés de lecture est de voir combien me coûte la réalisation de la prestation quand je la délègue. Un recrutement en province coûte au minimum 50 K€ chargé. Quand j’internalise, il me faut au-moins 2 personnes, sans quoi pendant plusieurs semaines dans l’année, je n’ai plus de service et tout repose sur une seule et même personne. Ce qui fait un choix à 100 K€ !

Il est souvent rare d’avoir un prestataire pour ce montant d’horaires payés, à moins de prendre une prestations très importante.

Aujourd’hui, beaucoup de dirigeants de PME se posent cette question pour les accompagner dans leur transformation digitale. Quel casse-tête pour eux et combien d’erreurs sont faites !

Faîtes les bons calculs

Dans les dernières semaines, une entreprise de vingt personnes se posait la question de recruter un Data Manager. Pourquoi ? Afin d’avoir quelques statistiques sur ses meilleures ventes ! En externalisant, cette prestation lui coûterait 15 K€ par an avec un accès à un outil de data visualisation.

J’ai également croisé un autre dirigeant, satisfait de son recrutement, puisque dans l’année, ils ont mis en place une stratégie digitale et réalisé 6 newsletters.

Oui, Oui juste 6 newsletters en 12 mois ! Inutile de pousser plus loin les calculs : l’externalisation de cette prestation aurait coûtée au-moins 8 fois moins chère !

Dans le digital, cette question est peut-être encore plus cruciale que dans d’autres sujets, car elle impacte directement la stratégie de l’entreprise et ses performances futures et donc, son développement… ou ses difficultés.

Le recrutement d’un profil digital dans une PME est un élément totalement impliquant pour le dirigeant. Il ne suffit pas de le recruter et de passer à autre chose, il faut l’accompagner dans la durée et donner l’impulsion.

Quel que soit le profil recruté, il sera confronté à quelques difficultés internes :

• Il doit se faire comprendre et entendre des autres et de la DG
• Ce qui est important pour lui est un détail pour les autres
• Il va découvrir les lourdeurs internes (la culture digitale va souvent plus vite)
• Il va être confronté à la gestion du changement ou … à l’immobilisme, aux habitudes et ça : il n’aime pas du tout !

Par retour d’expérience, j’ai eu l’occasion d’identifier 2 types de profils distincts :

1er profil : Le Chef de projet Digital

Il a un bon niveau d’expertise sur une spécialisation et comme il connaît bien le web, il sait qu’une seule personne ne peut pas tout faire et surtout, tout bien faire. Il comprend la stratégie du dirigeant et sait l’expliquer. Il est à l’aise dans sa peau, serein, il ne s’est pas « survendu » en entretien d’embauche. Il explique à son patron ce qu’il faut faire et qu’il va falloir s’appuyer sur des spécialistes pour mettre en place. Il sera leur interlocuteur, les guidera, les challengera et construira les orientations dans l’échange. Il est souvent très curieux et à beaucoup de plaisir à échanger avec des experts, car il a soif d’apprendre.

2eme profil : Le “Champion” du digital

Lui, il a expliqué en entretien d’embauche qu’il savait quasi tout faire, qu’il a suivi une formation digitale (qui n’a souvent que le nom de digital 😉 )

Comme il est super fort, il explique à tout le monde ce qu’il faut faire. Il a des idées sur tout, beaucoup de certitudes et est peu curieux. Il va essayer de faire plein de choses et souvent plutôt les sujets qui lui plaisent que les sujets prioritaires pour le business de l’entreprise. Quelles que soient ses performances, il expliquera à son patron que l’on ne pouvait pas faire mieux, normal c’est lui qui l’a fait 😉 . C’est un profil qui sera assez difficile à gérer dans le temps. Il aura toujours de grosses attentes de rémunérations à son entretien annuel : il expliquera qu’il a très bien bossé et qu’il a fait faire de belles économies à son patron. Ce type de profil ne reste jamais très longtemps dans l’entreprise, il est de passage car quand il estime avoir fait le tour du sujet, il part, il arrive à se vendre à une autre entreprise.

Externaliser pour gérer le turn-over

En internalisant, les dirigeants doivent prendre en compte un élément nouveau qui impacte tous les métiers, mais qui est d’autant plus vrai dans le digital et à Paris : le turn-over. Les profils digitaux ont la bougeotte. Ils se lassent vite de travailler sur un seul sujet et aiment se faire désirer. Quelques entreprises vivent actuellement des expériences particulièrement difficiles. Une grande et belle marque de prêt-à-porter que nous accompagnons avait une équipe marketing de cinq personnes. Aujourd’hui, il ne reste que le directeur marketing. Heureusement que beaucoup de prestations sont externalisées ! Nous avons ainsi mobilisé les équipes de notre agence de stratégie digitale et nous aidons cette entreprise à développer ses performances malgré ces difficultés.

MV Group : pourquoi je n’internalise pas tous les métiers ?

En ce qui me concerne au niveau du de MV Group, je n’aspire pas à internaliser les métiers qui ne sont pas dans notre cœur de missions pour 8 raisons principales

1. Je veux rester focus sur nos expertises et pouvoir piloter les métiers que je connais bien
2. D’un point de vue économique, en externalisant, il s’agit de charges variables et non de charge fixes
3. C’est souvent bien moins coûteux
4. Les performances sont meilleures en faisant appel à des experts et selon mes problématiques, je peux compléter avec un autre
5. Les délais sont plus courts. En déléguant, le prestataire peut mobiliser plusieurs personnes simultanément, ce qui n’est pas possible en interne
6. Si on est mécontent, la décision est plus facile à prendre
7. On n’a pas à gérer le turn-over sur ces métiers
8. On s’enrichit avec des expériences extérieures, sinon on s’assèche au fur et à mesure et on ne voit plus ce qui se fait en dehors

Depuis la reprise de Mediaveille, j’applique ce principe, ce qui m’a permis à la fois :

• D’aller beaucoup plus vite en me concentrant sur mon métier et mes clients,
• De réaliser des économies substantielles. Elles ont d’ailleurs contribuées à financer notre développement et à former un pool d’experts avec qui j’ai plaisir de confronter ma vision et la leur. Cela m’a évité de réaliser quelques erreurs et de faire des choix qui ont changé la dimension du groupe.

N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires et retours d’expérience, c’est un sujet tellement important pour nous dirigeants de PME !

Article écrit par

Olivier Méril

La stratégie digitale est un univers passionnant à explorer et encore plus à partager. Avec mes collaborateurs, nous avons à coeur de vous communiquer notre expérience et notre savoir-faire.